Hoe moet ik mijn algemene voorwaarden ter hand stellen?

Lukas Schenkels Contractenrecht

Bijna iedere ondernemer werkt met algemene voorwaarden. In de algemene voorwaarden worden namelijk de spelregels voor het nakomen van een overeenkomst vastgelegd. Gelet op de soms ingrijpende gevolgen van algemene voorwaarden, geldt een belangrijke eis voordat algemene voorwaarden van toepassing zijn: dé terhandstelling. Maar hoe doe je dat precies? En gelden er uitzonderingen? In dit artikel helpen wij je een handje op weg.

Ter hand stellen, oftewel overhandigen

Als uitgangspunt geldt dat de algemene voorwaarden ter hand zijn gesteld aan de wederpartij. Je kunt ter hand stellen ook wel verstaan als ‘overhandigen’. De algemene voorwaarden moeten op de een of andere manier aan de wederpartij zijn overhandigd, zodat hij of zij deze kan inlezen. Daarbij is het belangrijk dat je de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst hebt overhandigd. Als je dat niet doet, dan zijn de algemene voorwaarden in principe niet van toepassing. Er wordt dan teruggevallen op de wet óf, vaak nog nadeliger, de algemene voorwaarden van de wederpartij.

Maar hoe doe je dat ‘ter hand stellen’ dan?

Je kunt algemene voorwaarden op meerdere manieren ter hand stellen. Hieronder sommen we alle manieren kort voor je op:

1) Fysiek
De meest klassieke vorm van ter hand stellen is dat je de algemene voorwaarden fysiek overhandigt bij het sluiten van de overeenkomst. Je hebt de algemene voorwaarden dan achterop de offerte of de overeenkomst geplakt en de wederpartij tekent hiervoor.

2) Via de elektronische weg
Tegenwoordig worden algemene voorwaarden vaak via de elektronische weg ter hand gesteld. Het is dan essentieel dat de wederpartij de algemene voorwaarden kan opslaan, zodat hij of zij deze later kan teruglezen. Bij een webshop moet een klant bijvoorbeeld de algemene voorwaarden kunnen inlezen (en opslaan) bij het sluiten van de overeenkomst en vervolgens via een vinkje accepteren. Als je per e-mail een overeenkomst met een klant sluit, dan stuur je naast de overeenkomst óók de algemene voorwaarden in een apart WORD of PDF- bestand toe.

3) Ter beschikking stellen op de website (enkel ingeval van dienstverlening!)
Als je diensten verricht, zoals het bouwen van een website of het adviseren van bedrijven, dan kan worden volstaan met het plaatsen van de algemene voorwaarden op je eigen website. Je moet dan wel in de overeenkomst de vindplaats van je algemene voorwaarden vermelden, bijvoorbeeld door vermelding van de URL van je website of een duidelijke hyperlink. Ook hierbij geldt dat de klant de algemene voorwaarden moet kunnen opslaan.

4) Deponeren bij KvK of de rechtbank (ingeval voornoemde manieren niet mogelijk zijn)
Soms sluit je een overeenkomst telefonisch af óf heb je een dik pak aan papierwerk waarin de afspraken staan vastgelegd. Het is dan niet mogelijk of onhandig om de algemene voorwaarden te overhandigen. In deze gevallen kan je volstaan met een verwijzing naar de plek waar je de algemene voorwaarden hebt gedeponeerd. Ook moet je bereid zijn om de algemene voorwaarden, desgevraagd, kosteloos toe te sturen.

Uitzonderingen op de hoofdregel

Het recht zou niet ‘lekker het recht zijn’ als er geen uitzonderingen op de hoofdregel zijn. Soms hoeven algemene voorwaarden namelijk niet ter hand te worden gesteld – waarbij wij wel de kanttekening plaatsen om de algemene voorwaarden voor de zekerheid altijd aan de wederpartij te overhandigen. De wet kent de volgende uitzonderingen:

  • De wederpartij is een onderneming met meer dan 50 werknemers
    Een verwijzing naar de algemene voorwaarden in de overeenkomst is dan voldoende. De wederpartij is volgens de wetgever goed in staat om zelf jouw algemene voorwaarden te achterhalen.
  • Partijen doen herhaaldelijk zaken met elkaar of hebben al vaker zaken gedaan
    Als de algemene voorwaarden de eerste keer correct zijn overhandigd, dan is voldaan aan de terhandstelling en hoef je dit niet steeds opnieuw te doen.
  • De wederpartij hanteert nagenoeg dezelfde algemene voorwaarden als jijzelf

Conclusie

Er zijn meerdere manieren om algemene voorwaarden ‘ter hand te stellen’. Wij hopen dat je één ding onthoudt: zorg dat je de algemene voorwaarden altijd aan de klant toestuurt én beschikbaar stelt op je website. Zodoende heb je juridisch alles goed dichtgetimmerd. De regels over de terhandstelling van algemene voorwaarden zijn echter niet altijd even duidelijk. Wij kunnen je helpen in deze spinnenweb van regels. Neem gerust contact met ons op en wij zullen je tegen een scherp tarief voorzien van gedegen advies!


Lukas Schenkels

Lukas Schenkels is een jurist bij Nobleton, die veel ervaring heeft opgedaan in de rechtspraktijk. Hij heeft het doel om voor u en met u te werken. Al uw juridische vragen worden uitvoerig, doelgericht én met oprechte enthousiasme beantwoord.